Family Offices sind in der Regel schlank organisiert. Eine kleine Gruppe langjähriger Mitarbeiter trägt die Anlagestrategie, die Bankbeziehungen, die Compliance-Historie und die Details des Tagesgeschäfts. Diese Struktur ist effizient und funktioniert jahrelang. Das Problem ist jedoch, was sich dadurch konzentriert.
Je mehr Kompetenz bei einer einzigen, unersetzbaren Person liegt, desto störender wirkt sich deren Weggang aus. Dies ist kein Argument gegen die Einstellung kompetenter Mitarbeiter, sondern ein Argument hinsichtlich des Exposures. Eine einzige erfahrene Führungskraft kann heute mit den richtigen Werkzeugen das leisten, wofür früher ein ganzes Team nötig war. Diese Effizienz ist real und erhöht still und leise den Einsatz an dem Tag, an dem diese Person geht.
Das Problem ist nicht, wie gut die einzelne Person ist. Es geht darum, wie viel des gesamten Betriebs ausschließlich in ihrem Kopf existiert.
Wenn eine Schlüsselfigur das Office verlässt, ist die Lücke selten die Stelle selbst. Es ist vielmehr das gesamte Wissen darüber, wie das Office tatsächlich funktioniert: die Gründe für ein Jahrzehnt an Investitionsentscheidungen, die Logik hinter der Auswahl eines Managers gegenüber einem anderen, die Beziehungen zu den einzelnen Banken und Gegenparteien, die Struktur der Unternehmenseinheiten über verschiedene Rechtsräume hinweg, der operative Überblick, den niemand schriftlich festgehalten hat, weil eine Person ihn immer auswendig konnte.
Wenn dieses Wissen in Excel-Tabellen gespeichert ist, die nur ihr Ersteller interpretieren kann, oder in informellen Absprachen, die durch Vertrautheit zusammengehalten werden, ist das Office in dem Moment gefährdet, in dem diese Person nicht mehr zur Verfügung steht. Ein geplanter Ruhestand ist schon schwer genug. Eine ungeplante Abwesenheit verwandelt eine einzelne Lücke in eine operative Krise.
Die Family Offices, die Personalfluktuation überstehen, sind diejenigen, die institutionelles Wissen als etwas betrachtet haben, das dem Office gehört, und nicht als etwas, das eine einzelne Person mit sich trägt.
Man kann sich nicht aus fragmentierten Systemen herausdokumentieren. Wenn Portfoliodaten an einem Ort gespeichert sind, Depotbankbeziehungen an einem anderen, Compliance-Aufzeichnungen an einem dritten und die Berichterstattung weiterhin von manuellen Abgleichen abhängt, dann ist das Einzige, was sie verbindet, eine Person. Die Benennung eines Nachfolgers bringt wenig, wenn die Begründungen und die Unterlagen nirgendwo gespeichert sind, wo man zuverlässig darauf zugreifen kann.
Hier beginnt die eigentliche Arbeit. Wenn alle Vermögenswerte, Beziehungen und Verpflichtungen in einer strukturierten, leicht zugänglichen Übersicht zusammengefasst sind, ist das operative Gesamtbild nicht mehr vom Gedächtnis einer einzelnen Person abhängig. Das Wissen wird Teil der Infrastruktur und nicht mehr Teil einer Person. Ein Nachfolger übernimmt ein funktionierendes System und kein Ratespiel.
Es geht nicht darum, den Experten überflüssig zu machen. Es geht darum, sicherzustellen, dass das Office auch an dem Tag weiterfunktioniert, an dem der Experte nicht mehr da ist.
etops Wealth Discovery wurde ursprünglich für Family Offices entwickelt, und seine Funktionsweise zielt direkt auf dieses Problem ab. Es bündelt alle Vermögenswerte, liquide und illiquide, von traditionellen Bankguthaben bis hin zu Immobilien, Private Equity und Sammlerstücken, in einer einzigen 360-Grad-Übersicht, sodass das vollständige Bild des Familienvermögens nicht mehr in den Notizen einer einzelnen Person gespeichert ist.
Der Kontext der Kundenbeziehungen wird in einem integrierten CRM- und Client-Lifecycle-Management gespeichert und ist nicht mehr vom Gedächtnis einer einzelnen Person abhängig, die vielleicht das eine oder andere weiß. Integrierte Module kümmern sich um KYC, AML und Anlegerschutz, sodass regulatorische Aufgaben Teil der Plattform sind und nicht mehr von einer einzelnen Person getragen werden. Und die Portfolioüberwachung mit Bandbreitenwarnungen sorgt dafür, dass Abweichungen von vereinbarten Strategien automatisch sichtbar werden, selbst wenn die Person, die diese Strategien festgelegt hat, abwesend ist.
Das Ergebnis ist ein Office, in dem Aufgaben weitergegeben werden können und die Arbeit dennoch reibungslos weiterläuft.
Der Personalwechsel in Family Offices ist kein Risiko, das es zu vermeiden gilt, sondern eine Gewissheit, auf die man sich einstellen muss. Eine Generation langjähriger Führungskräfte nähert sich dem Ruhestand, und die Familien, die eilig eigene Teams aufbauen, konzentrieren die Kompetenzen dabei zunehmend auf immer weniger Personen. Die Frage ist nicht mehr, ob Schlüsselpersonen irgendwann gehen werden, sondern ob das Office auch dann weiterlaufen kann, wenn dies geschieht.
Was einen Generationswechsel übersteht, ist nicht ein Name an einer Tür. Es ist eine Struktur, die jemand aufgebaut hat, in der das Wissen der Familie und nicht dem Einzelnen gehört. Unternehmen, die dies jetzt institutionalisieren, werden diejenigen sein, die nach der Übergabe weiterhin reibungslos bestehen bleiben.
