PMG Investment Solutions AG

PMG Investment Solutions AG stava crescendo rapidamente. Nuovi mandati da banche, fondi pensione e family office. Espansione delle attività in Svizzera, Lussemburgo, Liechtenstein, Isole Cayman e Malta. Il patrimonio in gestione in crescita verso i 4 miliardi di CHF.

Il successo ha portato con sé una nuova esigenza: l’azienda aveva bisogno di un’infrastruttura tecnologica in grado di crescere di pari passo con l’attività.

“Una delle sfide più grandi con la vecchia organizzazione era lavorare in team seguendo il principio dei ‘quattro occhi’, per garantire che non ci fossero errori e che l’altra persona potesse facilmente ricostruire cosa era stato fatto”, spiega Marjan Ristov, Senior Portfolio Manager presso PMG.

All’epoca, la gestione del portafoglio si basava su Excel, con i flussi di lavoro archiviati su SharePoint. «I portafogli venivano gestiti proprio sulla base di quei fogli Excel», ricorda Marjan. L’approccio funzionava e PMG garantiva l’accuratezza dei portafogli grazie a personale esperto e controlli strutturati, ma espandere il sistema presentava delle sfide. Con 36 conti, diversi portafogli e operazioni eseguite in diversi fusi orari, mantenere il principio del doppio controllo richiedeva un coordinamento manuale sempre maggiore.

La riconciliazione richiedeva molto tempo. Tenere traccia degli aggiornamenti sulle posizioni di tutto il team richiedeva un coordinamento accurato e, con l’espansione delle operazioni, garantire la trasparenza in tempo reale diventava sempre più impegnativo.

Per un team di circa 50 persone che fornisce servizi istituzionali in diverse giurisdizioni, ognuna con requisiti normativi ben precisi, la domanda era chiara:

Come espandere le operazioni mantenendo la precisione e il controllo richiesti dal quadro normativo e legale e che i clienti si aspettano?

Nel 2020, PMG ha collaborato con etops Asset Manager Pro per gettare le basi.

PMG ha valutato diversi fornitori, ma la questione andava oltre le semplici funzionalità. Non si trattava solo di gestire le operazioni attuali, ma anche di far crescere quelle future. E, cosa fondamentale, si trattava di trovare una piattaforma che continuasse a migliorare nel tempo.

“In Etops abbiamo trovato un partner affidabile che sviluppa soluzioni per la gestione degli asset e del portafoglio che possiamo perfezionare in modo dinamico”, sottolinea Marjan.

La valutazione ha messo in luce ciò di cui PMG aveva bisogno: una piattaforma pensata proprio per gestire una complessità multigiurisdizionale reale. Ogni regione aveva il proprio quadro normativo, i propri requisiti regolamentari e le proprie configurazioni. La flessibilità non era un optional, era il requisito minimo.

Ma la flessibilità senza collaborazione è solo una questione di opzioni di configurazione. Ciò che ha contraddistinto Etops è stato proprio l’approccio collaborativo. E, cosa importante, PMG ha visto in Etops un partner impegnato a migliorare il prodotto per tutti i clienti, non solo a fornire una soluzione preconfezionata.

La piattaforma non si limiterebbe a risolvere le sfide attuali, ma si evolverebbe man mano che ne emergessero di nuove.

Fin dal primo giorno: operazioni sistematiche.

Grazie alle rigorose procedure operative di PMG, etops Asset Manager Pro funziona senza interruzioni per tutta la giornata di negoziazione, gestendo tutti i conti in totale trasparenza. I team di gestione del portafoglio e di trading di PMG seguono una routine mattutina ben definita: verificano le elaborazioni notturne, controllano i feed di dati di Bloomberg e verificano lo stato di conformità. Il tutto prima della riunione di squadra delle 8:30.

“La prima cosa che fai ogni mattina è verificare che l’elaborazione notturna sia andata a buon fine e che i dati siano aggiornati e corretti”, spiega Marjan. “Per i nostri clienti è fondamentale che i portafogli siano rappresentati in modo accurato prima dell’apertura dei mercati.”

Visibilità in ogni momento: un’unica piattaforma, controllo totale.

Per i gestori di portafoglio e i trader di PMG, etops Asset Manager Pro è diventato lo spazio di lavoro centrale per gestire l’attività quotidiana. «etops Asset Manager Pro viene usato tutto il giorno, quindi è lo strumento principale», dice Marjan.

La funzione di gestione degli ordini offre un monitoraggio in tempo reale dell’esecuzione. «Puoi vedere quali operazioni sono in corso, le percentuali di esecuzione e dove devi prestare attenzione se qualcosa va troppo veloce o troppo lento», spiega Marjan.

Il Compliance Engine opera su tre livelli: pre-negoziazione, post-negoziazione e post-registrazione.

La riconciliazione viene eseguita in modo continuo su tutti i 36 conti. «Per qualsiasi gestore patrimoniale che opera in più giurisdizioni e fusi orari, è difficile tenere traccia di tutto e assicurarsi che tutti siano allineati senza una soluzione professionale come questa», osserva Marjan.

Il principio dei “quattro occhi” finalmente funziona.

“etops Asset Manager Pro offre una gestione dinamica dell’inventario: possiamo effettuare operazioni durante la giornata e tutto è sempre tracciabile: cosa è stato fatto, quando e da chi”, spiega Marjan. La visibilità dei dati in tempo reale permette al principio del doppio controllo di funzionare esattamente come previsto, con entrambi i revisori che lavorano sempre con le stesse informazioni aggiornate.

Da quando usa etops Asset Manager Pro, PMG gestisce 36 account con un controllo completo, una portata che la loro nuova infrastruttura è stata progettata per gestire.

Riduzione dell’80% dei tempi di riconciliazione su tutti i conti. La verifica automatizzata delle posizioni elimina la necessità di controlli incrociati manuali tra i registri interni e i dati della società di gestione.

Copertura al 100% della tracciabilità per ogni operazione sul portafoglio. Ogni operazione, modifica e aggiornamento viene registrato automaticamente con data e ora e ID utente, garantendo il principio del doppio controllo.

Riduzione del 99,9% degli errori legati alla conformità grazie a una verifica a più livelli. I controlli pre-trade, post-trade e post-booking creano quella che il team descrive come una base di compliance quasi “solida come una roccia”.

Trasparenza in tempo reale sull’esecuzione di tutte le operazioni di trading. La visibilità immediata sullo stato degli ordini e sull’avanzamento dell’esecuzione ha eliminato l’incertezza e il monitoraggio manuale del vecchio flusso di lavoro.

Per i clienti di PMG, questo si traduce in reportistica sempre affidabile, tempi di reazione più rapidi e la certezza che i mandati complessi, distribuiti su diverse giurisdizioni, siano gestiti da un team esperto supportato da investitori istituzionali‑di livello istituzionale. Ciò permette agli specialisti di PMG di dedicare più tempo alle decisioni strategiche sul portafoglio e al dialogo con i clienti, mentre i controlli e le riconciliazioni di routine vengono eseguiti in gran parte secondo piano.

Man mano che PMG continua a crescere, espandendosi in nuove sedi e acquisendo nuovi mandati dai clienti, la piattaforma si adatta a questa crescita. È questa la differenza tra un semplice software e una vera e propria base operativa.