Adepa Asset Management SA

Adepa Asset Management SA opera nel contesto lussemburghese della gestione degli investimenti, caratterizzato da una forte regolamentazione, dove la conformità non è un’opzione, ma un requisito fondamentale. Ogni processo deve essere documentato, verificabile e in linea con rigorosi standard normativi.

Eppure, prima di implementare etops Asset Manager Pro, la situazione operativa dell’azienda era ben diversa.

“Si faceva tutto con fogli di calcolo Excel e e-mail, non c’era una piattaforma integrata”, ricorda Charles Ogier, Senior Investment Manager di Adepa. I controlli di conformità venivano effettuati manualmente. Gli ordini arrivavano via e-mail, venivano elaborati a mano e inoltrati ai broker nello stesso modo. Il registro delle operazioni era su Excel.

Le conseguenze sono state immediate e durature: «Non avevamo una visione d’insieme degli ordini in sospeso presso i broker. Non avevamo controlli di conformità in tempo reale perché non c’era modo di sapere quali ordini fossero stati eseguiti e quali no».

Senza una piattaforma centralizzata, il team lavorava alla cieca. Quando finalmente riuscivano a mettere d’accordo le posizioni, le opportunità erano già sfuggite. Il monitoraggio della conformità avveniva a posteriori, non in tempo reale. Passavano ore a inserire e riconciliare i dati manualmente, tempo che avresti dovuto dedicare alle decisioni di investimento.

La sfida era chiara: mantenere la precisione normativa eliminando al contempo gli intoppi operativi, in un contesto in cui gli errori comportano conseguenze concrete.

Adepa ha valutato diverse soluzioni. Avevano bisogno di integrazione, ma anche di qualcos’altro: un partner che capisse il loro mercato specifico.

La decisione è dipesa da tre fattori:

Primo: una vera integrazione. Non solo sistemi collegati tra loro, ma una vera e propria piattaforma unica. «Il fatto che abbia una piattaforma integrata ha davvero aiutato il team a essere più reattivo», spiega Charles.

Secondo: un’assistenza reattiva. Con i fornitori più grandi, «per loro sei solo un granello di sabbia», osserva Charles. Etops offriva qualcosa di diverso: un team di assistenza che risponde in modo rapido e collaborativo alle richieste di sviluppo e alle domande. Il rapporto era importante.

Terzo, e soprattutto: conformità su misura. “Abbiamo valutato altre soluzioni e, sebbene fossero ottime sotto molti aspetti, non ce n’era nessuna su misura per il mercato lussemburghese, soprattutto per quanto riguarda il rapporto tra consulente e gestore degli investimenti”, dice Charles. “Questo aspetto è stato completamente integrato nello strumento.”

Il modulo di compliance è stato il fattore decisivo. La piattaforma garantisce un flusso di lavoro chiaro, in cui i consigli dei consulenti finanziari vengono trasmessi ai gestori degli investimenti, per poi passare attraverso controlli di compliance che tutti possono verificare. «Questo è il punto davvero eccezionale, il punto di forza di etops Asset Manager Pro», sottolinea Charles.

Per un team di cinque persone che gestisce operazioni complesse relative ai fondi nel contesto altamente regolamentato del Lussemburgo, questi miglioramenti non sono solo numeri: sono proprio ciò che rende sostenibile l’eccellenza.

15 ore risparmiate ogni settimana solo per la riconciliazione e i controlli di conformità. Il flusso di lavoro mattutino, che comprende il caricamento dei NAV, l’aggiornamento dei preventivi, i controlli automatici di conformità e l’esportazione dei registri delle operazioni, ora si svolge in modo sistematico in circa un’ora: un processo ottimizzato che permette al team di concentrarsi sulle decisioni strategiche di investimento invece che sulle attività amministrative.

Riduzione del 99% degli errori di trasmissione degli ordini grazie alla connettività FIX integrata. L’infrastruttura tecnologica ha praticamente eliminato gli errori di negoziazione legati al sistema, creando quello che il team descrive come un ambiente “praticamente a prova di errore”. Anche se possono ancora verificarsi errori umani, la piattaforma stessa offre una base altamente affidabile.

Efficienza del flusso di lavoro di copertura migliorata di 6 volte. Ora il team gestisce contemporaneamente le operazioni di copertura per sei fondi utilizzando la funzione di modellizzazione, un’attività che prima richiedeva di gestire i fondi uno alla volta tramite fogli di calcolo Excel.

Controllo in tempo reale al 100% di tutte le fasi critiche della gestione dei fondi. Dalla gestione del portafoglio alla conformità, passando per le operazioni di trading e il calcolo del NAV, il team ora opera in totale trasparenza: un cambiamento radicale rispetto a prima, quando non c’era modo di sapere in tempo reale quali ordini fossero stati eseguiti.

Ora il team inizia ogni giornata con piena visibilità e controllo. La conformità è proattiva, non reattiva. Le operazioni procedono senza intoppi senza bisogno di assumere nuovo personale. E, cosa più importante, sono pronti a crescere, sicuri che la loro infrastruttura tecnologica possa supportare la crescita senza compromettere la precisione.