Adepa Asset Management SA

Adepa Asset Management SA opera en el entorno de gestión de inversiones de Luxemburgo, que está muy regulado, donde el cumplimiento normativo no es algo opcional, sino fundamental. Todos los procesos deben estar documentados, ser auditables y ajustarse a unas normas reguladoras muy estrictas.

Sin embargo, antes de implementar etops Asset Manager Pro, las operaciones de la empresa eran muy diferentes.

«Todo se hacía con hojas de cálculo de Excel y correos electrónicos, no había ninguna plataforma integrada», recuerda Charles Ogier, gestor sénior de inversiones de Adepa. Las comprobaciones de cumplimiento se hacían a mano. Las órdenes llegaban por correo electrónico, se procesaban manualmente y se reenviaban a los corredores de la misma forma. El registro de operaciones se llevaba en Excel.

Las consecuencias fueron inmediatas y duraderas: «No teníamos una visión general de las órdenes pendientes en las agencias de valores. No podíamos hacer comprobaciones de cumplimiento en tiempo real porque no había forma de saber qué órdenes se habían ejecutado y cuáles no».

Sin una plataforma centralizada, el equipo trabajaba a ciegas. Para cuando conseguían conciliar las posiciones, las oportunidades ya se habían esfumado. El control del cumplimiento se hacía a posteriori, no en tiempo real. Se perdían horas en introducir y conciliar datos a mano, tiempo que deberían haber dedicado a tomar decisiones de inversión.

El reto estaba claro: mantener la precisión normativa y, al mismo tiempo, eliminar los obstáculos operativos, en un entorno en el que los errores tienen consecuencias reales.

Adepa evaluó varias soluciones. Necesitaban integración, pero también necesitaban algo más: un socio que entendiera su mercado específico.

La decisión se basó en tres factores:

Primero: Una integración de verdad. No se trata solo de sistemas conectados, sino de una auténtica plataforma única. «El hecho de que cuente con una plataforma integrada ha mejorado mucho la capacidad de respuesta del equipo», explica Charles.

Segundo: un servicio de atención al cliente que responde rápido. «Con los grandes proveedores, “no eres más que una piedrecita para ellos”», señala Charles. Etops ofrecía algo diferente: un equipo de soporte que responde rápido y de forma colaborativa a las peticiones de desarrollo y a las dudas. La relación era lo que importaba.

En tercer lugar, y esto es clave: un sistema de cumplimiento diseñado específicamente para ello. «Hemos analizado otras soluciones y eran muy buenas en cuanto a las funciones, pero no había ninguna que se adaptara específicamente al mercado luxemburgués, sobre todo en lo que respecta a la relación entre el asesor y el gestor de inversiones», dice Charles. «Esto se ha integrado por completo en la herramienta».

El módulo de cumplimiento normativo fue el factor decisivo. La plataforma permite un flujo de trabajo claro en el que las recomendaciones de los asesores de inversión llegan a los gestores de inversiones y, a continuación, pasan por controles de cumplimiento que todo el mundo puede revisar. «Este es el punto realmente destacado, el punto fuerte de etops Asset Manager Pro», señala Charles.

Para un equipo de cinco personas que gestiona operaciones complejas de fondos en el entorno tan regulado de Luxemburgo, estas mejoras no son solo cifras, sino lo que hace que la excelencia sea sostenible.

Se ahorran 15 horas a la semana solo en conciliaciones y comprobaciones de cumplimiento. El flujo de trabajo matutino, que incluye la carga de datos de NAV, la actualización de presupuestos, las comprobaciones automáticas de cumplimiento y la exportación de registros de operaciones, ahora se ejecuta de forma sistemática en aproximadamente una hora, un proceso optimizado que permite al equipo centrarse en decisiones estratégicas de inversión en lugar de en tareas administrativas.

Reducción del 99 % en los errores de transmisión de órdenes gracias a la conectividad FIX integrada. La infraestructura tecnológica ha eliminado prácticamente por completo los errores de negociación relacionados con el sistema, creando lo que el equipo describe como un entorno «casi infalible». Aunque todavía pueden producirse errores humanos, la plataforma en sí misma ofrece una base muy fiable.

La eficiencia del flujo de trabajo de cobertura se ha multiplicado por seis. Ahora el equipo gestiona operaciones de cobertura para seis fondos a la vez usando la función de modelización, una tarea que antes había que hacer fondo por fondo con hojas de cálculo de Excel.

Supervisión al 100 % en tiempo real de todos los pasos clave de la gestión de fondos. Desde la gestión de carteras, pasando por el cumplimiento normativo, hasta la negociación y el cálculo del valor liquidativo, el equipo trabaja ahora con total transparencia, lo que supone un cambio radical respecto a antes, cuando no había forma de saber qué órdenes se habían ejecutado en tiempo real.

Ahora el equipo empieza cada día con total visibilidad y control. El cumplimiento normativo es proactivo, no reactivo. Las operaciones funcionan a la perfección sin necesidad de contratar a más gente. Y lo más importante: están preparados para crecer, con la seguridad de que su base tecnológica puede soportar el crecimiento sin perder precisión.